ビジネス不要文書を１４０キロ処分しました～１石３鳥くらいの効果があります
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ビジネスで不要になった文書は、皆さんどのように処理されているでしょうか？裏紙として再利用、あるいはすぐにシュレッダーにかけるなど様々なやり方をされているのではないでしょうか。
当法人でも、お客様関連の書類が日々増えていきます。そして、そのファイルの保管場所にも当然限界があり、棚があふれて見苦しく、作業に支障をきたす状態になります。しかし、一定の年限を過ぎ、保管の必要もなくなった文書を、１枚、１枚シュレッダーにかけるのは本当に面倒くさい作業です。裏紙も、実はどんどん増えていき、裏紙の保管場所にも困りはじめます。また裏紙には、機密情報があったりします。
そういうとき、２年前に日経新聞の広告に出ていた機密文書完全粉砕というシステムに目がとまりました。実は昨日もそのシステムで１４０キロ、段ボール箱１２箱分を処分しました。
このシステムを行う会社、当法人から車で１０分くらいのところにあるのですが、この１４０キロ分の機密文書の処分が実に１０分くらいの手続きで完了します。実にさくさくした気持ちの良い手続きで、処分文書を車に乗せた状態で重量を量り、処分文書を降ろした状態で再度の重量を量るという、本当に簡単な手続きなのです。また費用もキロ単位ですが、数千円程度で済みます。ただし、車は自分で用意したものが必要です。
こうして、不要な文書を整理すると、バインダー、ケースファイル、クリアファイルがたくさん再利用できる状態になり、新しいものを買う必要がなくなります。また、書類棚には空間が出来、新しいファイルを入れる空間が出来、整理された事務所が再生されます。何より、気分的に気持ちが良いです。まさに１石３鳥くらいの効果があります。
定期的に不要になった文書を整理、処分するということは本当に大事なことですね。
