内容証明郵便作成手続きとは

貴社が、ある会社に商品を売却したのに、先方の会社は代金を支払ってこない、あるいは、貴方が知人にお金を貸したのに、返してくれない。しかも、それが５年、１０年という時間が来ようとしていて、ほうっておけば消滅時効というものにかかって権利が消滅してしまうとしたら、貴社や貴方はどうしますか。電話、手紙、最近ではメールという方法も考えられますが、法的に有効な手段として考えられているのが、内容証明郵便を出すことです。

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、いつ(年月日)、誰から誰あてに、どのような内容の文書が差し出されたかが、謄本によって証明される郵便のことです。
具体的には次のような手続きを踏みます。

• 内容文書１通に、謄本２通を添えて、郵便局の窓口へ提出します。
• 内容文書は、１行20文字、１枚26行等の形式面での取り決めがあります。

つまり、内容証明郵便は、「郵便」つまり、「手紙」の一種なのですが、いつ(年月日)、誰から誰あてに、どのような内容の文書が差し出されたかが、謄本によって証明される郵便ですので、例えば、先の例で時効の進行が６ヶ月中断されますし、仮に裁判になった場合でも、それが証拠として利用できるわけです。

プロである行政書士が内容証明を作成するメリット

行政書士は、権利義務に関わる契約その他に関する書類を代理人として作成できます（行政書士法１条の２、1条の３）。つまり、内容証明が権利義務に関わる書類に当たりますので、これを貴社や貴方に加え、書類作成代理人として「行政書士」の名前が表示され、職印も押印されます。つまり、内容証明郵便を受け取った相手方も、プロの作成した書面が届くことにより、その心理的な影響は無視できないわけで、何らかのアクションを起こす必要を感じることになります。
そして、すぐに未払いの代金や貸し金を回収する目的を達することもできるのです。

手続きの流れ

1. 今回内容証明郵便を出すことに至った事情をヒアリングします。
   （当法人では、内容証明郵便にもご本人の意思を明確にさせるため、捺印を頂きます。
   また、書面の内容の真実性を担保するためにも、原則的にご本人に御来所頂き、対面でのヒアリングを行います）
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2. 内容証明郵便（案）作成（ＦＡＸ、メール等にて文面をご確認頂きます）
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3. 内容証明郵便の加筆、修正、打ち合わせ
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4. 内容証明郵便に捺印、当方の職印の捺印
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5. 大阪中央郵便局より内容証明郵便を発送
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6. 相手方に到着
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7. 配達証明（相手方に届いたことを証明する文書）の到着